Comment relancer une facture impayée sans rien oublier ni s'emporter ?
Cette checklist s'adresse aux indépendants, artisans et dirigeants de TPE qui relancent eux-mêmes leurs factures en retard. Elle reprend ce qu'il faut vérifier avant d'écrire au client, le contenu d'un premier rappel puis d'une relance ferme, et ce qui se prépare avant une mise en demeure. Elle prolonge les étapes de la relance amiable et le comparateur des voies de recouvrement.
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Avant toute relance, vérifier le dossier
Confirmer que la facture a bien été envoyée à la bonne adresse et au bon interlocuteur
Vérifier la date d'échéance réellement indiquée sur la facture et dans les conditions de vente
Contrôler que le paiement n'est pas déjà arrivé sur le compte ou en cours de traitement
Relire la facture pour repérer une erreur qui expliquerait un blocage (montant, TVA, référence de commande)
Rassembler le devis signé, le bon de livraison ou le procès-verbal de réception
Noter le montant exact restant dû, acomptes déduits
Vérifier si le client a signalé un litige ou une réserve sur la prestation
Premier rappel, quelques jours après l'échéance
Envoyer un rappel courtois qui suppose un simple oubli
Rappeler le numéro, la date et le montant de la facture concernée
Joindre à nouveau la facture pour éviter toute recherche côté client
Indiquer les moyens de paiement acceptés et les coordonnées bancaires
Proposer un contact en cas de question ou de difficulté sur la facture
Noter la date d'envoi et le canal utilisé dans le suivi du dossier
Relance ferme, si le silence persiste
Changer de canal si le premier n'a pas eu de réponse (téléphone après l'email, par exemple)
Rappeler les relances précédentes avec leurs dates
Fixer une date limite claire pour le règlement
Mentionner les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire prévues aux conditions de vente, à vérifier selon les textes en vigueur
Rester factuel : pas de reproche, pas de menace disproportionnée
Demander une réponse écrite, même pour signaler une difficulté de trésorerie
Tracer chaque échange dans le dossier de la créance
Si le client répond, cadrer la suite
Écouter le motif du retard avant de répondre (litige, trésorerie, circuit de validation interne)
Traiter tout litige sur la prestation séparément du paiement de la part non contestée
Formaliser par écrit tout échéancier accordé, avec des dates précises
Fixer la conséquence d'une échéance non tenue dans cet échéancier
Confirmer chaque paiement partiel reçu et le solde restant
Avant de passer à la mise en demeure
Vérifier que les relances amiables ont bien été faites et datées
Réunir les pièces : facture, devis ou contrat, preuves de livraison, copies des relances
Calculer le montant total réclamé, pénalités et indemnité incluses, à vérifier selon les textes en vigueur
Choisir l'envoi en recommandé avec avis de réception pour garder une preuve
Estimer la suite possible selon le montant : relance interne, cabinet de recouvrement ou procédure
Décider si la relation commerciale mérite un dernier appel avant l'envoi
Clôturer le dossier et en tirer une leçon
Enregistrer la date et le mode de paiement final
Solder les pénalités : facturées, négociées ou abandonnées, et le noter
Mettre à jour le délai moyen de paiement du client dans le suivi
Décider des conditions pour la prochaine commande (acompte, encours, paiement à la commande)
Repérer ce qui aurait pu éviter le retard dès la facture
Archiver le dossier complet avec les échanges
Comment utiliser ce modèle
Cette checklist se remplit une fois par facture en retard, dès le premier jour de dépassement de l'échéance.
Elle est en général suivie par la personne qui facture : le dirigeant, l'assistante de gestion ou le comptable interne.
Elle se conserve avec le dossier de la créance jusqu'au paiement complet, puis avec les archives comptables.
Les délais entre chaque étape dépendent du type de client et des conditions de vente ; un outil comme ImpayéFlow peut automatiser les envois, mais les vérifications de la première section restent à faire à la main.
Combien de relances amiables faut-il faire avant la mise en demeure ?
Il n'existe pas de nombre imposé. Deux à trois relances espacées, avec au moins un contact téléphonique, sont une pratique courante. L'important est de pouvoir montrer que le client a été informé plusieurs fois avant de passer à une étape formelle.
Faut-il relancer par email, par courrier ou par téléphone ?
Les trois se complètent. L'email laisse une trace et convient au premier rappel, le téléphone débloque souvent un silence, le courrier recommandé sert quand on prépare une mise en demeure. Le changement de canal est souvent plus efficace que la répétition du même message.
Peut-on suspendre une prestation en cours tant que la facture n'est pas payée ?
Cela dépend du contrat et des conditions de vente signées. Avant toute suspension, mieux vaut vérifier ce que prévoit le contrat et en informer le client par écrit, en gardant la prestation contestée et le paiement bien distincts.
Comment éviter que la relance abîme la relation commerciale ?
En restant factuel, en supposant d'abord un oubli, et en proposant un contact plutôt qu'un ultimatum dès le premier message. Le ton monte progressivement d'une étape à l'autre, sans jamais devenir accusateur tant que le client n'a pas refusé de payer.