Glossaire : 30 termes expliqués

Acompte: Somme versée par le client avant le début ou au cours d'une prestation, en déduction du montant total. L'acompte engage les deux parties : le client confirme sa commande et le prestataire s'engage à l'exécuter. Pour le recouvrement, il joue un rôle préventif majeur : il réduit le montant restant à encaisser à la fin de la mission, il révèle très tôt un client qui a du mal à payer et il matérialise l'accord conclu. Demander un acompte pour toute prestation significative fait partie des réflexes décrits dans Prévenir les impayés : bien cadrer ses clients.
Voir aussi : Prévenir les impayés : bien cadrer ses clients.
Balance âgée: Tableau qui répartit l'ensemble des factures clients non réglées par tranche d'ancienneté : non échues, en retard de moins de trente jours, de trente à soixante jours, de soixante à quatre-vingt-dix jours, au-delà. La balance âgée donne une vision immédiate de la santé du poste clients et permet de prioriser les relances : les tranches les plus anciennes sont celles où le risque de perte définitive augmente. Elle se construit facilement dans un tableur ou se lit directement dans un outil de suivi des relances. Tenue à jour chaque semaine, elle complète utilement le délai moyen de paiement.
Voir aussi : Comprendre et suivre son délai moyen de paiement.
Bon de commande: Document par lequel le client commande formellement une prestation ou une livraison, en précisant la nature, la quantité, le prix et les conditions. Dans beaucoup d'entreprises, aucune facture n'est réglée sans référence à un bon de commande interne : l'oublier sur la facture est une cause fréquente de blocage administratif, sans aucune mauvaise volonté du client. Demander le numéro de bon de commande avant de facturer, puis le reporter sur la facture, accélère le circuit de validation. En cas de litige, le bon de commande constitue aussi une preuve de l'accord sur la prestation et son prix.
Voir aussi : Réduire ses retards de paiement dès la facture.
Cabinet de recouvrement: Société spécialisée à laquelle un créancier confie le recouvrement d'une ou plusieurs créances. Le cabinet mène des relances amiables au nom du créancier, parfois avec plus de poids qu'une relance interne, et se rémunère généralement par un pourcentage des sommes récupérées ou par des frais fixes. Cette voie convient aux créances d'un montant suffisant, pour lesquelles le créancier n'a plus le temps ni l'envie de relancer lui-même. Elle ne garantit pas le paiement et n'a pas le pouvoir de contraindre un débiteur : seule une décision de justice le permet. Le comparateur des voies de recouvrement aide à situer cette option par rapport aux autres.
Voir aussi : Comparateur des voies de recouvrement.
Conditions générales de vente: Document qui fixe le cadre contractuel des ventes ou prestations d'une entreprise : modalités de commande, prix, délais de paiement, pénalités de retard, indemnité de recouvrement, réserve de propriété, règlement des litiges. Acceptées par le client au moment de la commande, elles servent de référence à chaque étape du recouvrement, de la première relance à la mise en demeure. Des conditions générales absentes ou jamais communiquées affaiblissent la position du créancier : le client peut contester le délai de paiement ou les pénalités réclamées. Elles doivent être cohérentes avec les mentions portées sur le devis et sur la facture.
Voir aussi : Prévenir les impayés : bien cadrer ses clients.
Contestation de facture: Situation dans laquelle le client refuse de payer tout ou partie d'une facture en invoquant un désaccord : prestation jugée non conforme, montant différent du devis, prestation non commandée, erreur de facturation. Une contestation change la nature du dossier : il ne s'agit plus d'un simple retard mais d'un litige, qui doit être traité sur le fond avant de reprendre les relances. La bonne pratique consiste à sortir la facture du scénario de relance automatique, à demander au client de formuler son objection par écrit, à vérifier les documents contractuels et à proposer une solution ou à maintenir la demande de manière argumentée.
Voir aussi : Client qui ne paie pas : que faire concrètement.
Créance: Droit qu'a une personne, le créancier, d'exiger d'une autre, le débiteur, le paiement d'une somme d'argent ou l'exécution d'une obligation. Une facture émise et acceptée matérialise une créance. Pour être recouvrée, une créance doit en pratique être certaine dans son principe, d'un montant déterminé et arrivée à échéance. Une créance contestée par le client n'est pas perdue mais demande d'établir d'abord son bien-fondé. Avec le temps, une créance non réclamée peut devenir impossible à recouvrer, ce qui est une raison de plus pour relancer sans attendre.
Créancier: Personne ou entreprise à qui une somme d'argent est due. Dans le contexte de la facturation, le créancier est le prestataire ou le fournisseur qui a émis la facture et attend son règlement. C'est à lui de prouver l'existence et le montant de la créance, d'où l'importance du devis signé, du bon de commande, du bon de livraison ou du procès-verbal de réception. Le créancier est libre d'accorder des délais supplémentaires, de renoncer aux pénalités ou d'accepter un échéancier ; ces gestes gagnent à être formalisés par écrit.
Date d'échéance: Date à laquelle le paiement d'une facture est dû. Elle résulte du délai de paiement convenu, compté à partir de la date d'émission de la facture ou de la date de livraison selon ce que prévoient les conditions générales. Une facture devient impayée le lendemain de sa date d'échéance. Indiquer une date précise sur la facture, plutôt qu'un délai à calculer, évite les malentendus et facilite le traitement par le service comptable du client. La date d'échéance est aussi le point de départ des pénalités de retard et le déclencheur du scénario de relance.
Voir aussi : Réduire ses retards de paiement dès la facture.
Débiteur: Personne ou entreprise qui doit une somme d'argent à un créancier. Dans la relation de facturation, le débiteur est le client qui n'a pas encore réglé la facture. Un débiteur n'est pas nécessairement de mauvaise foi : la plupart des retards tiennent à un oubli, à un circuit de validation interne ou à une tension passagère de trésorerie. Comprendre la situation réelle du débiteur, souvent par un simple appel, oriente la suite du recouvrement : relance courtoise, échéancier ou passage à une démarche formelle.
Voir aussi : Client qui ne paie pas : que faire concrètement.
Délai de paiement: Durée accordée au client pour régler une facture, exprimée en jours à compter de l'émission de la facture ou de la livraison. Entre professionnels, ce délai est encadré par la réglementation, qui fixe des plafonds à vérifier selon les textes en vigueur et le secteur d'activité. Un délai court et clairement annoncé dès le devis réduit mécaniquement les retards. Le délai de paiement convenu est à distinguer du délai réellement observé, souvent plus long, que mesure le délai moyen de paiement. Le paiement comptant à réception reste possible lorsque les deux parties en conviennent.
Voir aussi : Réduire ses retards de paiement dès la facture.
Délai moyen de paiement (DSO): Indicateur qui mesure le nombre de jours qu'il faut en moyenne à une entreprise pour encaisser ses factures. L'acronyme DSO vient de l'anglais et désigne la même chose. Le calcul le plus courant rapporte l'encours clients au chiffre d'affaires d'une période, multiplié par le nombre de jours de cette période. Suivi mois après mois, le délai moyen de paiement montre si le recouvrement s'améliore ou se dégrade et permet d'estimer la trésorerie que libère chaque jour gagné. Le simulateur de délai moyen de paiement effectue ce calcul à partir de vos propres chiffres.
Voir aussi : Comprendre et suivre son délai moyen de paiement, Simulateur de délai moyen de paiement.
Échéancier de paiement: Accord par lequel le créancier autorise le débiteur à régler sa dette en plusieurs versements à des dates convenues. L'échéancier est souvent la meilleure issue lorsqu'un client de bonne foi traverse une difficulté de trésorerie : il transforme une créance bloquée en flux régulier et préserve la relation. Il doit être écrit, daté et signé, préciser les montants et les dates, et prévoir ce qui se passe en cas de versement manqué, par exemple l'exigibilité immédiate du solde. Chaque échéance doit ensuite être suivie comme une facture à part entière.
Voir aussi : Client qui ne paie pas : que faire concrètement.
Encours clients: Montant total des factures émises et non encore encaissées à une date donnée, qu'elles soient échues ou non. L'encours clients représente de l'argent qui appartient à l'entreprise mais dont elle ne dispose pas encore. Il constitue le numérateur du calcul du délai moyen de paiement et le point de départ de la balance âgée. Un encours qui grossit plus vite que le chiffre d'affaires signale une dégradation du recouvrement. Le calculateur du coût des retards de paiement permet d'estimer ce que cette immobilisation coûte réellement sur une année.
Voir aussi : Calculateur du coût des retards de paiement.
Escompte: Réduction accordée au client qui règle sa facture avant la date d'échéance convenue, par exemple un pourcentage du montant pour un paiement comptant. L'escompte est un levier pour accélérer les encaissements, à condition de comparer son coût à celui de la trésorerie immobilisée ou des frais de financement évités. Ses conditions doivent figurer sur la facture et dans les conditions générales. Il ne faut pas le confondre avec la remise commerciale, accordée indépendamment du délai de règlement, ni avec l'affacturage, qui consiste à céder ses créances à un établissement financier.
Facture impayée: Facture dont le montant n'a pas été réglé à la date d'échéance. Le terme recouvre des situations très différentes : simple oubli, facture égarée, blocage administratif, contestation, difficulté financière ou mauvaise foi. La réponse dépend de la cause, mais le principe reste le même : relancer tôt, régulièrement et de manière progressive. Une facture impayée qui vieillit devient plus difficile à recouvrer, car les interlocuteurs changent et la prestation s'éloigne dans les mémoires. Les étapes à suivre sont détaillées dans Facture impayée : les étapes de la relance amiable.
Voir aussi : Facture impayée : les étapes de la relance amiable.
Indemnité forfaitaire de recouvrement: Somme forfaitaire due par un client professionnel en retard de paiement, en plus des pénalités de retard, pour compenser les frais engagés par le créancier pour recouvrer sa créance. Son montant est fixé par la réglementation, à vérifier selon les textes en vigueur, et doit être mentionné sur la facture et dans les conditions générales. Elle est due par facture impayée, ce qui peut représenter une somme significative pour un client qui accumule les retards. Lorsque les frais réels dépassent ce forfait, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs. L'article Pénalités de retard et indemnité forfaitaire : vos droits précise son usage.
Voir aussi : Pénalités de retard et indemnité forfaitaire : vos droits.
Injonction de payer: Procédure judiciaire simplifiée permettant à un créancier d'obtenir du juge une ordonnance enjoignant au débiteur de payer, sans audience contradictoire dans un premier temps. Elle s'adresse aux créances certaines, d'un montant déterminé et fondées sur des documents probants : devis signé, facture, relances, mise en demeure. Le débiteur peut s'y opposer dans un délai donné, ce qui ouvre alors un débat devant le tribunal. Les conditions et modalités sont à vérifier selon les textes en vigueur. Cette voie est généralement envisagée après l'échec de la mise en demeure, et son intérêt dépend du montant en jeu et de la solvabilité du débiteur.
Voir aussi : La mise en demeure : quand et comment.
Lettre de relance: Message écrit, envoyé par courriel ou par courrier, par lequel le créancier rappelle au client qu'une facture est échue et demande son règlement. Une bonne lettre de relance est brève et factuelle : référence et montant de la facture, date d'échéance dépassée, moyen de paiement, demande claire, copie de la facture jointe. Son ton évolue avec les étapes du scénario, du rappel courtois à la relance ferme. Elle n'a pas la valeur formelle d'une mise en demeure mais constitue une trace utile en cas de suite contentieuse. Des modèles de formulation sont proposés dans Rédiger une relance efficace et courtoise.
Voir aussi : Rédiger une relance efficace et courtoise.
Mise en demeure: Courrier formel par lequel le créancier somme le débiteur de payer dans un délai déterminé, sous peine de poursuites. Envoyée de manière à prouver sa réception, le plus souvent en recommandé avec accusé de réception, elle marque la fin de la phase amiable. Elle rappelle la créance, les relances restées sans réponse, les pénalités et l'indemnité réclamées, et annonce les suites envisagées. Elle produit des effets juridiques, notamment sur le point de départ de certains intérêts, à vérifier selon les textes en vigueur. Son contenu et le bon moment pour l'envoyer sont détaillés dans La mise en demeure : quand et comment.
Voir aussi : La mise en demeure : quand et comment.
Pénalités de retard: Intérêts dus par un client professionnel qui règle une facture après sa date d'échéance, calculés sur le montant dû et sur la durée du retard, selon un taux qui doit figurer dans les conditions générales et sur la facture. Les modalités de calcul et les taux minimaux sont encadrés par la réglementation, à vérifier selon les textes en vigueur. En pratique, beaucoup de créanciers les mentionnent sans les réclamer systématiquement : leur simple présence a un effet dissuasif, et leur rappel dans une relance ferme donne du poids au message. Y renoncer contre un paiement immédiat est un choix de négociation courant.
Voir aussi : Pénalités de retard et indemnité forfaitaire : vos droits.
Provision pour créance douteuse: Écriture comptable par laquelle une entreprise constate qu'une créance risque de ne pas être encaissée, en tout ou partie, et en anticipe la perte probable dans ses comptes. Elle concerne les créances anciennes, contestées ou dues par un client en difficulté avérée. La provision ne signifie pas que le recouvrement est abandonné : les relances et démarches peuvent continuer. Elle traduit simplement une vision prudente de la situation. Ses conditions de déductibilité fiscale obéissent à des règles précises, à vérifier avec un expert-comptable. Une balance âgée à jour facilite l'identification des créances à provisionner.
Rappel courtois: Première étape d'un scénario de relance, envoyée quelques jours après la date d'échéance. Le rappel courtois part du principe que le retard est un oubli : il rappelle la référence et le montant de la facture, joint une copie du document, indique le moyen de paiement et propose au client de signaler tout problème. Son ton est neutre et bienveillant, sans reproche. Envoyé rapidement, il est perçu comme un signe de rigueur plutôt que de pression, et il règle à lui seul une grande partie des retards. Il prépare aussi les étapes suivantes en montrant que la facture est suivie.
Voir aussi : Facture impayée : les étapes de la relance amiable.
Recouvrement amiable: Ensemble des démarches non judiciaires engagées pour obtenir le paiement d'une créance : rappels écrits, appels téléphoniques, négociation d'un échéancier, mise en demeure. Le recouvrement amiable peut être mené par le créancier lui-même ou confié à un cabinet spécialisé. Il règle la grande majorité des dossiers et reste préférable à la voie judiciaire, plus longue et plus coûteuse. Son efficacité repose sur la régularité, la progressivité du ton et la trace écrite de chaque action. C'est aussi la phase que l'on peut le plus facilement automatiser, à condition de conserver un contact humain aux moments décisifs.
Voir aussi : Facture impayée : les étapes de la relance amiable, Automatiser ses relances sans casser la relation.
Recouvrement judiciaire: Phase du recouvrement qui fait intervenir un tribunal pour obtenir une décision contraignant le débiteur à payer, puis un commissaire de justice pour l'exécuter si nécessaire. Elle passe le plus souvent par une injonction de payer ou par une assignation, selon la nature et le montant de la créance. Le recouvrement judiciaire suppose un dossier solide : devis, facture, preuves de livraison ou d'exécution, relances et mise en demeure. Il engage des frais et du temps, et n'a d'intérêt que si le débiteur est solvable. Les modalités sont à vérifier selon les textes en vigueur et, pour les montants importants, avec un professionnel du droit.
Voir aussi : Comparateur des voies de recouvrement.
Relance ferme: Étape intermédiaire d'un scénario de relance, envoyée lorsque le rappel courtois est resté sans effet. La relance ferme conserve un ton professionnel mais change de registre : elle constate l'absence de réponse, fixe une date limite de paiement précise, rappelle les pénalités et l'indemnité applicables et annonce qu'une mise en demeure suivra en l'absence de règlement. Elle gagne à être doublée d'un appel téléphonique, souvent décisif pour comprendre la cause réelle du retard. Sa formulation doit rester factuelle et éviter toute menace disproportionnée par rapport au montant en jeu.
Voir aussi : Rédiger une relance efficace et courtoise.
Scénario de relance: Séquence prédéfinie d'actions déclenchées lorsqu'une facture dépasse sa date d'échéance : rappel courtois, relance ferme, appel, dernière relance, mise en demeure, avec un délai fixé entre chaque étape et un message type pour chacune. Le scénario s'arrête dès que le paiement est enregistré ou qu'une contestation est ouverte. Formaliser un scénario, même dans un simple tableur, garantit qu'aucune facture n'est oubliée et que le ton reste cohérent d'un client à l'autre. Les outils dédiés, dont ImpayéFlow, permettent d'exécuter ces scénarios automatiquement tout en personnalisant les messages ; l'article Automatiser ses relances sans casser la relation en décrit les bonnes pratiques.
Voir aussi : Automatiser ses relances sans casser la relation.
Solvabilité: Capacité d'un client à faire face à ses dettes, et donc à régler les factures qu'il a acceptées. Vérifier la solvabilité d'un nouveau client avant de s'engager fait partie de la prévention des impayés : consultation des informations publiques sur l'entreprise, ancienneté, comptes déposés, éventuelles procédures collectives en cours, réputation dans le secteur. Une solvabilité fragile ne signifie pas qu'il faut refuser le client, mais qu'il faut se protéger davantage : acompte plus élevé, facturation par jalons, délai de paiement court. Au stade du recouvrement, la solvabilité du débiteur détermine largement l'intérêt d'engager des frais de procédure.
Voir aussi : Prévenir les impayés : bien cadrer ses clients.
Titre exécutoire: Document qui permet au créancier de faire exécuter de force le paiement de sa créance, par exemple par une saisie, avec le concours d'un commissaire de justice. Une décision de justice devenue définitive, une ordonnance d'injonction de payer revêtue de la formule exécutoire ou certains actes notariés constituent des titres exécutoires. Une facture, une relance ou une mise en demeure n'en sont pas : elles prouvent la créance mais ne permettent pas de contraindre le débiteur. Obtenir un titre exécutoire est l'objectif du recouvrement judiciaire ; son utilité dépend ensuite de la solvabilité réelle du débiteur.
Trésorerie: Ensemble des liquidités dont une entreprise dispose à un instant donné pour payer ses charges, ses fournisseurs et ses salaires. Les retards de paiement pèsent directement sur la trésorerie : l'entreprise a produit, a engagé des coûts, mais n'a pas encore encaissé. Une petite structure peut ainsi être rentable sur le papier et pourtant en difficulté faute d'encaissements à temps. Réduire son délai moyen de paiement est l'un des moyens les plus rapides d'améliorer sa trésorerie sans vendre davantage. Le calculateur du coût des retards de paiement chiffre l'effet des retards sur cette trésorerie.
Voir aussi : Calculateur du coût des retards de paiement, Comprendre et suivre son délai moyen de paiement.

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